CADENTES INSTITUT A FAIT PARTIE DES PIONNIERS EN 2020 DES CERTIFIES QUALIOPI. SA DIRIGEANTE ANNE-MARIE NESTIER SOUHAITE PARTAGER SON EXPERIENCE DE SON AUDIT DE SURVEILLANCE QUI S’EST DEROULE EN FIN D’ANNEE 2022

10 ASTUCES POUR PREPARER ET REUSSIR SON AUDIT QUALIOPI : AVEZ-VOUS APPLIQUE VOS PROCESS AVEC LEURS DOCUMENTS ASSOCIES AUX ETAPES PREVUES ? 

N° 1 : Préparez-vous à l’audit de surveillance : il ne s’agit pas de présenter votre process à travers certaines trames vierges de votre audit initial qui se sont finalement avérées non pertinentes ou inexploitables dans la pratique. Faites le check en vraie grandeur du déroulement réel de vos sessions vs vos process mis en place. C’est le même principe pour les ergonomes entre les situations de travail prescrites et le travail réel.

N°2 : Assurez-vous de l’utilisation du logo QUALIOPI et de sa conformité dans vos documents divers, mails et tous autres supports commerciaux et/ou de communication. Il faut proscrire l’usage du logo QUALIOPI sur les programmes de formation, ou tout autre document (comme les conventions de formation par exemple) qui traitent d’un programme ou d’une session de formation en particulier; encore une fois, ce n’est pas vos formations qui sont certifiées, mais votre structure (logo admis dans vos documents de présentation générique, votre RI, vos CGV, et sur votre site Internet). Ne déformez pas la charte graphique du logo QUALIOPI en oubliant la Marianne et les mentions obligatoires des catégories de formation associées à vos types de prestations  concernées.

N° 3 : En amont de tout type de formation, vous devez avoir formalisé sur un document préalable les objectifs, besoins et attentes de vos stagiaires, tout en évaluant le positionnement de leurs acquis avant l’entrée en formation, en lien avec les objectifs pédagogiques décrits dans les programmes.

N° 4 : Même si vous réalisez majoritairement ou exclusivement des formations en intra et non en inter-entreprises, tracer l’envoi des documents des modalités pratiques du déroulement de la formation, ou faites signer une attestation de remise en mains propres des documents d’information (livret d’accueil, plan d’accès, convocation avec le lieu, les dates, les horaires, les modalités de pause et repas, etc…) auprès du commanditaire.

N° 5 : Au  lieu d’envoyer systématiquement par mail votre RI et vos CGV rattachés à vos propositions commerciales (programmes et conventions), vous pouvez choisir de communiquer en ligne (sur votre site internet) votre RI et vos CGV une fois pour toute, sauf mises à jour.

N° 6 : En aval de vos sessions de formation, gardez la trace de l’envoi des questionnaires de satisfaction,  destinés à l’ensemble de vos parties prenantes , en particulier vis-à-vis des questionnaires que vous ne remettez-pas le jour même à chaud  comme ceux destinés à vos bénéficiaires; gardez la trace de l’envoi des questionnaires  aux commanditaires , aux financeurs et aux formateurs : même si ceux-ci ne répondent pas, cela ne donnera pas lieu à une non conformité.

N° 7 : Pensez  aux retours d’expérience de vos formateurs, même s’il ne s’agit pas de “clients”, car ils pourront a à la fois vous faire le retour de leurs conditions de travail, du bon déroulement ou non des sessions de formation, vous alerter sur des dysfonctionnements ou des points forts, et encore vous apporter leur degré de satisfaction par rapport à la qualité des relations entre vous.

N° 8 : Si vous avez des formateurs sous-traitants : ne les laissez pas dans l’ignorance des exigences QUALIOPI : même si le Référentiel National Qualité actuel (RNQ) n’exige pas la certification des sous-traitants (ce qui pourrait malgré tout arriver un jour),  informez et/ou former les sous-traitants aux exigences de QUALIOPI car ils contribuent très concrètement à vos process, et pourraient par ignorance, et manque de formation ou d’information,  générer des  risques de non conformités non maîtrisés lors de vos audits.

N° 9 : Profitez de votre audit de surveillance pour vous améliorer concrètement, et ne le voyez pas comme une contrainte de plus. Vous n’en serez que  plus efficace.

N° 10 : Alimentez votre plan qualité d’amélioration continue, des remarques pertinentes de votre auditeur. L’auditeur n’est pas là pour vous piéger, mais pour réaliser les constats objectifs de l’application respectée de vos propres process déclarés en audit initial. Restez dans le réaliste et le réalisable.

N’hésitez-pas à nous contacter, en cas de besoin de conseils de préparation de l’audit initial ou de surveillance.

Contact : annemarie.nestier@cadentes-institut.fr